Wie Sie erfolgreiche Online-Konferenzen selbst leiten können!
Trotz der letzten Lockerungen heißt es immer noch für viele: Arbeit von zu Hause aus. Viele schrecken immer noch vor den neuen Techniken zurück. Dabei sind erfolgreiche Online-Konferenzen ein echtes Zaubermittel
Erfolgreiche Modeeratoren vermeiden diese Fehler:
Inzwischen gibt es jede Menge an spezialisierter Software für erfolgreiche Online-Konferenzen, hier ein Überblick:
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Bild: Trotz konzentrierter Arbeit immer wieder was zum Lachen – so lernt es sich leichter!
Screenshot eines TELOS-Online-Trainings über Videokonferenzen
Erfolgreiche Online-Konferenzen haben eine klare Agenda! Erstellen Sie eine Agenda für alle: Was ist das Ergebnis des Meetings sein? Was soll besprochen werden? Wer muss dazu geschaltet werden? Wann beginnt die Konferenz? Wann ist sie definitiv vorbei?
Die Teilnehmerzahl: Halten Sie die Teilnehmerzahl so klein wie möglich. Kommunikationsforscher sagen: Ein Meeting mit mehr als acht Mitgliedern arbeitet kaum noch effizient. Es mutiert dann zur Selbstdarstellungsbühne.
Die Störquellen: Schalten Sie Störquellen aus. Die meisten Videokonferenzsysteme sind mit Kugelmikrofonen ausgestattet. Im Gegensatz zu Richtmikrofonen nehmen diese alle Geräusche um sie herum gleichmäßig auf – und damit auch Straßenlärm von offenen Fenstern, Telefonklingeln, hereinplatzenden Kollegen. Versuchen Sie solche Störer zu eliminieren, vor allem die akustischen. Tatsächlich ist bei der TV-Konferenz ein guter, störungsfreier Ton wichtiger als ein brillantes Bild. Allerdings gilt auch hierbei: Leuchten Sie den Raum ordentlich aus und setzen Sie sich nicht unbedingt ins Gegenlicht, weil Sie sonst aussehen wie der leibhaftige Schattenmann.
Die Zusammensetzung: Achten Sie bei der Zusammensetzung darauf, dass die Teilnehmer möglichst kopplungsfähig (so gibt es weniger Reibereien) aber trotzdem verschieden genug sind, um die Denkprozesse zu beflügeln (so erst entstehen neue Ideen).
Die Sitzordnung: Behalten Sie die Sitzordnung im Auge. Damit ist nicht gemeint, dass Sie sich darüber sorgen sollten, wer neben wem sitzt, sondern dass alle hinterher von der Kamera erfasst werden und damit sichtbar sind.
Die Kleidung: Vermeiden Sie auffällig gemusterte Kleidung. Fernsehleute hassen Karomuster, leuchtfarbene Hemden, Blusen oder Krawatten und starke Kontraste. Diese lassen das Bild flimmern – und das lenkt die Betrachter mächtig ab. Ähnliches gilt für stark funkelnden Schmuck oder andere reflektierende Gegenstände im Raum.
Die Technik: Falls Sie das Meeting organisieren: Erscheinen Sie überpünktlich und stellen Sie sicher, dass die Verbindungen stehen, bevor es losgeht. Nichts nervt mehr als Soundchecks im eigentlichen Meeting. Das ist wie bei Präsentationen, bei denen der Redner als erstes Powerpoint hochfährt, Motto: Gestern ging’s noch…
Der Moderator: Ernennen Sie einen Moderator, der das Rederecht verteilt. Während sich bei Meetings, in denen alle physisch anwesend sind meist der Lauteste durchsetzt, kommt es bei Videokonferenzen oft zu Übertragungsverzögerungen (insbesondere bei transkontinentalen). Dadurch entstehen leicht bizarre und zeitversetzte Konversationsanläufe. Spätestens dann braucht es jemanden, der festlegt, wer wann als nächstes spricht. Gerade bei Videokonferenzen gilt: Es kann nur einer gleichzeitig sprechen.
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Bild: Der Moderator hat eine sehr wichtige Aufgabe bei Videokonferenzen!
Unsere Institutsleiterin, Mag. Magdalena Gasser bei einem TELOS-Online-Training.
Screenshot: TELOS
Doppel pünktlich: Jede Sitzung muss zwei mal pünktlich sein: am Anfang und am Ende. Beginnen Sie immer pünktlich, halten Sie die Treffen bewusst kurz und reglementieren Sie die Zeit! Nach dem so genannten Parkinsonschen Gesetz dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht. Die besten Ideen kommen nachweislich erst in den letzten Minuten. Sparen Sie also Laberzeit und beenden Sie die Sitzung pünktlich.
Vorstellen: Stellen Sie die Teilnehmer kurz vor oder lassen Sie diese sich selbst vorstellen. Das ist nicht nur höflich, sondern ermöglicht hinterher die direkte Ansprache. Das wiederum verbindet und beugt Konflikten vor. Was auch hilft: übergroße Namensschilder, die auch auf dem Bildschirm noch zu lesen sind. Noch besser: Eröffnen Sie das Meeting mit einem Highlight. Starten Sie mit einer Anekdote, einer Sache, die Sie kürzlich gelernt haben oder auf die Sie sich diese Woche freuen. Erzählen Sie eine Geschichte von Menschen, die zum Vorbild taugen. Psychologische Studien zeigen, dass der Auftakt eines Treffens, den gesamten Verlauf enorm beeinflusst. Beginnt der Chef erst einmal mit einem Rüffel, wird sich anschließend kaum noch jemand engagieren wollen. Die Leute machen dann nur noch ihren Job.
Einfach und natürlich: Verhalten Sie sich natürlich: Sprechen Sie in die Kamera, betonen Sie Ihre Sätze normal, aber vermeiden Sie ausladende Gesten. Diese sehen bei Bildübertragungen stets unvorteilhaft und latent aggressiv aus.
Pausen! Wenn Sie etwas gesagt haben, geben Sie anderen mehr als sonst Zeit zu antworten. So erhalten auch die Zugeschalteten die Chance, sich zu Wort zu melden. Meetings zeichnen sich ohnehin meist dadurch aus, dass pausenlos geredet wird. Nutzen Sie lieber Schweigeminuten. Wer schweigt, denkt vielleicht noch zu ende und erspart der Runde so Unausgegorenes. Zudem braucht unser Gehirn Zeit, die zahlreichen genannten Ideen und Gedanken zu einem neuen besseren zu verknüpfen. Wenn dauernd jemand dazwischen quasselt, ist der kreative Funke schon verglimmt, bevor er zünden kann.
Höflich bleiben und Regeln beachten: Flüstern Sie nicht mit dem Nachbarn, checken Sie nicht Ihre E-Mails am Blackberry und lesen Sie keine Zeitung. Das gilt zwar grundsätzlich für alle Meetings, erst recht aber für Video-Besprechungen, weil dies hierbei extrem stört.
Geräusche: Aufpassen mit Kaffeetassen, die Sie ins Meeting mitbringen! Insbesondere wenn Sie diese immer wieder auf dem Tisch abstellen, auf dem auch die Mikrofoneinheit steht, gibt das sehr laute und sehr hässliche Übertragungsgeräusche. Dasselbe gilt für Rascheln in Papierstapeln oder nervösen Spielereien mit dem Stift. Wenn Sie schon während der Konferenz Kaffee trinken müssen, behalten Sie die Tasse in der Hand oder stellen Sie diese nur einmal ab – wenn sie leer ist.
Nebenaspekte: Wenn Sie merken, dass die Besprechung abzudriften droht und sich zwei Teilnehmer an einem Nebenaspekt festbeißen, bitten Sie diese, die Sache nach dem Meeting unter vier Augen zu klären – und finden Sie zur Agenda zurück. Andernfalls wird das für die restlichen Teilnehmer sehr langweilig und die kreative Stimmung kann ins Negative kippen.
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Bild: Ohne präzisen, klaren Abschluss verlaufen Videokonferenzen in Beliebigkeit. Wäre doch schade um die Zeit!
Screenshot eines TELOS-Online-Trainings über Videokonferenzen
Zusammenfassen und Aufgaben verteilen: Fassen Sie die Ergebnisse zusammen samt den getroffenen Vereinbarungen zur Aufgabenverteilung: Wer macht was bis wann! Versenden Sie das Protokoll später an alle. Das verhindert spätere Missverständnisse und späten Widerspruch.
Positiv abschließen: Erfolgreiche Online-Konferenzen finden immer einen positiven, motivierenden Abschluss. sorgen Sie dafür, dass am Ende die Teilnehmer mit einem guten Gefühl die Sitzung verlassen – Sie haben es in der Hand!
Weniger ist mehr: Übertreiben Sie es mit Anzahl, Frequenz und Dauer der Besprechungen nicht. Es gibt Studien, die zeigen, dass die Stimmung und Motivation der Belegschaft im nahezu gleichen Maß abnimmt wie die Anzahl der Meetings (und Videokonferenzen), an denen die Leute teilnehmen müssen, steigt. Korreliert man das mit der Statistik, dass überall auf der Welt die Zahl der Zusammenkünfte zunimmt, sind das nicht gerade rosige Aussichten. Und entscheidend ist sowieso, um es mit den Worten eines Bundeskanzlers zu sagen, was hinten rauskommt.
Moderation
Umgang mit der Zeit
Umgang mit anderen Medien/ Hintergrundgeräusche
Vorbereitung
Gesprächsregeln
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Mag. Magdalena Gasser
Institutsleitung, Personalentwicklung, Coaching